Gerir centenas de propriedades em vários países exige muito mais do que manter calendários atualizados e reservas organizadas. À medida que as empresas de gestão de propriedades crescem, precisam de sistemas que as ajudem a manter a consistência, melhorar a eficiência e criar novas oportunidades de receita.
Para a Boutique Partners Group, esse desafio surge com a gestão de um portfólio de aproximadamente 400 propriedades em alguns dos mercados de alojamento local mais competitivos das Américas, incluindo Miami, Playa del Carmen e Cidade do Panamá.
À medida que a empresa se expandia, as suas necessidades operacionais evoluíam. O que funcionava durante os primeiros estágios de crescimento já não era suficiente para suportar um portfólio maior, múltiplas equipas e estratégias de distribuição cada vez mais complexas. Precisavam de uma plataforma capaz de centralizar operações, adaptando-se ao mesmo tempo aos requisitos específicos do seu negócio.
Para Antonio Hoyos, que trabalha com a Hostify desde que se juntou à Boutique Partners Group, uma das maiores forças da plataforma tem sido a sua capacidade de evoluir juntamente com a empresa.
“Para além do software em si, o mais importante tem sido a capacidade de desenvolver soluções que se ajustem às necessidades específicas do nosso negócio.”
Sobre a Boutique Partners Group
A Boutique Partners Group é uma empresa de gestão de propriedades que opera nos Estados Unidos, México e Panamá. Com aproximadamente 400 anúncios sob gestão, a empresa supervisiona um portfólio diversificado de propriedades de alojamento local em destinos como Miami, Playa del Carmen e Cidade do Panamá.
Como muitos operadores em crescimento, a empresa experimentou em primeira mão a rapidez com que a complexidade operacional aumenta à medida que os portfólios se expandem. Gerir preços, disponibilidade, reservas, relações com proprietários e canais de distribuição em centenas de propriedades em diferentes países exige muito mais estrutura do que os processos manuais tradicionais podem oferecer.
Ao longo do tempo, a Boutique Partners Group tem-se concentrado na construção de sistemas que permitam à empresa escalar, mantendo ao mesmo tempo o controlo sobre as operações e entregando uma experiência consistente tanto aos hóspedes como aos proprietários.
Quando o Excel Deixa de Ser Suficiente
Segundo Antonio, os primeiros estágios de um negócio de gestão de propriedades são frequentemente muito semelhantes, independentemente do mercado. A maioria dos operadores começa com um portfólio pequeno, recursos limitados e um conjunto de folhas de cálculo, processos manuais e soluções alternativas que ajudam a manter tudo a funcionar.
No entanto, à medida que o negócio cresce, esses sistemas começam a mostrar as suas limitações.
Antonio recorda que um dos maiores desafios no início era simplesmente organizar a informação em todo o portfólio. Acompanhar anúncios, gerir preços, manter visibilidade sobre a disponibilidade e garantir que a informação se mantinha correta em diferentes propriedades rapidamente se tornava difícil de gerir manualmente.
Um PMS centralizado forneceu a estrutura de que a empresa precisava para ir além dessas limitações.
“Quando soluções como a Hostify entram em cena, dão-lhe a oportunidade de começar a crescer e de se tornar muito mais escalável a cada dia.”
Em vez de gerir informação em múltiplas folhas de cálculo e ferramentas desconectadas, a equipa podia aceder a anúncios, preços, calendários e dados operacionais a partir de uma única plataforma. Isto não só melhorou a visibilidade em todo o portfólio, como também simplificou muitas das tarefas diárias envolvidas na gestão de centenas de propriedades.
Para uma empresa que opera em vários países, ter uma fonte centralizada de informação tornou-se uma base importante para o crescimento sustentável.
Porque é que as Reservas Diretas se Tornaram uma Prioridade
Embora as operações centralizadas continuem a ser essenciais, uma das áreas que mais entusiasma Antonio hoje é o papel que a Hostify desempenha no apoio às reservas diretas.
À medida que a Boutique Partners Group continua a expandir a sua estratégia comercial, a empresa começou a trabalhar mais de perto com agências de viagens, revendedores e outros parceiros que precisam de uma forma simples de aceder ao inventário disponível e concluir reservas.
Para Antonio, a integração do website da Hostify tornou-se uma ferramenta particularmente valiosa nesse processo.
“Posso simplesmente enviar um link para um anúncio específico ou até mesmo para uma página de destino inteira, e as pessoas podem fazer a sua reserva diretamente.”
Em vez de direcionar parceiros através de múltiplos canais ou depender exclusivamente de OTAs, a equipa pode partilhar links específicos de propriedades ou páginas de destino e permitir que os parceiros reservem diretamente.
Esta abordagem cria uma experiência de reserva mais fluida, ao mesmo tempo que abre novas oportunidades para desenvolver canais de venda direta. A Boutique Partners Group já está a explorar iniciativas como parcerias com revendedores, relações com agências e programas de desconto exclusivos que podem ser geridos através de fluxos de trabalho de reserva direta.
Antonio acredita que estes esforços desempenharão um papel cada vez mais importante na estratégia de crescimento futuro da empresa, ajudando a criar um modelo de distribuição mais diversificado e fortalecendo as relações com os parceiros.
Um PMS que se Adapta ao Negócio
Um dos temas que aparece repetidamente ao longo da experiência de Antonio com a Hostify é a flexibilidade.
Cada empresa de gestão de propriedades desenvolve os seus próprios fluxos de trabalho, preferências operacionais e requisitos de negócio. Como resultado, um software que funciona bem para um operador pode não se adequar a outro sem ajustes.
Para a Boutique Partners Group, ter um parceiro tecnológico disposto a ouvir e a adaptar-se tem sido tão importante como o próprio software.
Em vez de forçar a empresa a encaixar-se num quadro rígido, Antonio valoriza a capacidade de desenvolver soluções em torno das necessidades específicas do negócio. À medida que as operações evoluem, surgem novos requisitos, e ter uma plataforma que possa suportar essas mudanças torna-se cada vez mais valioso.
Esta adaptabilidade ajudou a Boutique Partners Group a continuar a refinar os seus processos, mantendo ao mesmo tempo a eficiência num portfólio grande e geograficamente diversificado.
O Lado Humano da Tecnologia
Embora as capacidades do software sejam importantes, Antonio enfatiza que a tecnologia, por si só, raramente é suficiente.
A relação por trás da plataforma desempenhou um papel significativo na experiência da Boutique Partners Group com a Hostify.
Segundo ele, um dos maiores diferenciadores da empresa é a acessibilidade da sua equipa e a vontade de ajudar a resolver problemas, mesmo quando as respostas imediatas não estão disponíveis.
“Todos estão sempre dispostos a ajudar. Mesmo que não haja uma solução imediata, trabalharão consigo para encontrar uma.”
Desde representantes de apoio ao cliente até equipas de liderança, Antonio descreve uma cultura de capacidade de resposta que tem ajudado a construir confiança ao longo da parceria.
Para empresas de gestão de propriedades em crescimento, ter acesso a um apoio fiável pode ser tão valioso como ter acesso a tecnologia poderosa. Os desafios operacionais são inevitáveis, e saber que há uma equipa disponível para ajudar a navegar nessas situações proporciona uma camada adicional de confiança.
Segundo Antonio, essa combinação de apoio atento e flexibilidade do produto é, em última análise, o que distingue a Hostify.
Considerações Finais
A história da Boutique Partners Group destaca um desafio que muitas empresas de gestão de propriedades acabam por enfrentar: o crescimento exige estrutura.
À medida que os portfólios se expandem, os processos manuais tornam-se mais difíceis de manter, a informação torna-se mais difícil de gerir e novas oportunidades de negócio exigem ferramentas mais sofisticadas. As operações centralizadas, as capacidades de reserva direta e a tecnologia adaptável tornam-se componentes cada vez mais importantes para o sucesso a longo prazo.
Para a Boutique Partners Group, a Hostify forneceu mais do que uma plataforma para gerir anúncios e reservas. Tornou-se uma ferramenta que apoia a organização operacional, ajuda a facilitar iniciativas de reserva direta e adapta-se às necessidades de negócio em evolução da empresa.
Enquanto a empresa continua a gerir centenas de propriedades em Miami, Playa del Carmen e Cidade do Panamá, ter um parceiro tecnológico flexível continua a ser uma parte importante da sua estratégia para o futuro.
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